Politiques et pratiques de gouvernance en matière de renseignements personnels

Immeubles Penny Levine Inc. (ci-après l'"AGENCE") est régie par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (CQLR, c. P-39.1) ("la Loi").

Renseignements personnels

Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l'identifier, directement ou indirectement. Un document écrit, une image, une vidéo ou un enregistrement sonore peut contenir des informations personnelles. Dans le cadre de ses activités professionnelles, l'AGENCE peut recueillir des informations personnelles telles que le nom, l'adresse du domicile, la date de naissance, les informations relatives aux documents d'identité, l'état civil, etc.

Consentement

L'AGENCE peut collecter, utiliser et communiquer des informations personnelles avec le consentement de la personne concernée. Pour être valable, le consentement doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. La personne qui consent à fournir ses renseignements personnels est présumée consentir à leur utilisation et à leur communication aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Toute personne peut à tout moment retirer son consentement à la collecte, à l'utilisation et à la communication de ses renseignements personnels par l'AGENCE. Dans ce cas, si la collecte est nécessaire à la conclusion ou à l'exécution du contrat par l'AGENCE, il se peut que l'AGENCE ne soit pas en mesure de donner suite à une demande de service.

Responsabilité

L'AGENCE est responsable de la protection des renseignements personnels détenus dans le cadre de ses activités de courtage immobilier. À cette fin, l'AGENCE a adopté une politique de confidentialité ainsi que des politiques et pratiques de gouvernance en matière de renseignements personnels, dont l'objectif est de contrôler la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels.

Collecte des informations personnelles

L'AGENCE ne recueille que les renseignements personnels nécessaires à l'exercice de ses activités de courtage immobilier. Ces renseignements peuvent être recueillis aux fins de la réalisation d'une transaction immobilière, de la tenue de dossiers, du contrôle des pratiques professionnelles par l'Organisme d'autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ) ou à toute autre fin déterminée par l'AGENCE et portée à la connaissance de la personne dont le consentement est sollicité.

L'AGENCE peut également recueillir des renseignements personnels verbalement dans le cadre d'une correspondance avec des personnes impliquées dans une transaction ou par le biais de divers documents soumis pour la réalisation d'une transaction immobilière (documents d'identification, documents financiers, procurations, etc.)

Utilisation et communication des informations personnelles

Les renseignements personnels sont utilisés et communiqués aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et avec le consentement de la personne concernée. Dans certains cas prévus par la loi, les renseignements personnels peuvent être utilisés à d'autres fins, par exemple pour détecter et prévenir la fraude ou pour fournir un service à la personne concernée.

L'AGENCE peut être appelée à communiquer des renseignements personnels à des tiers, notamment à des fournisseurs, cocontractants, sous-traitants, mandataires, assureurs (tel que le Fonds d'assurance responsabilité professionnelle du courtage immobilier du Québec [FARCIQ]), professionnels, autres organismes de réglementation ou à l'extérieur du Québec.

L'AGENCE peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer des renseignements personnels à un tiers si cette communication est nécessaire à l'exécution d'un mandat ou d'un contrat de services ou d'entreprise. Dans ce cas, l'AGENCE établit un mandat ou un contrat écrit et précise les mesures que le mandataire doit prendre pour s'assurer que les renseignements personnels communiqués sont protégés, qu'ils ne servent qu'à l'exécution du mandat ou du contrat et qu'ils sont détruits après l'exécution de celui-ci. Le cocontractant doit également s'engager à collaborer avec l'AGENCE en cas de bris de confidentialité des renseignements personnels.

Avant de communiquer un renseignement personnel à l'extérieur du Québec, l'AGENCE doit tenir compte de la sensibilité du renseignement, de la finalité de son utilisation et des mesures de protection qui seront en place à l'extérieur du Québec. L'AGENCE ne communiquera un renseignement personnel à l'extérieur du Québec que si une analyse démontre que le renseignement sera adéquatement protégé à l'endroit où il sera communiqué.

Conservation et destruction des informations personnelles

Une fois que les objectifs pour lesquels les informations personnelles ont été collectées ou utilisées ont été atteints, l'AGENCE doit détruire les informations, sous réserve d'une période de conservation stipulée par la Loi. Comme le prévoient ses obligations professionnelles, l'AGENCE doit conserver les documents pendant au moins six (6) ans après la fermeture définitive d'un dossier.

Mesures de sécurité

Lors de la collecte, de l'utilisation, de la conservation et de la destruction des informations personnelles, l'AGENCE applique les mesures de sécurité nécessaires pour protéger la confidentialité des informations.

Incident de confidentialité

Un incident de confidentialité est tout accès, utilisation ou communication d'informations personnelles qui n'est pas autorisé par la Loi, ou la perte d'informations personnelles ou toute autre violation de la protection des informations personnelles.

L'AGENCE a mis en place un protocole de gestion des incidents de confidentialité qui identifie les personnes qui assistent la Personne responsable de la protection des renseignements personnels et prévoit les actions concrètes à prendre en cas d'incident. Ce protocole précise, entre autres, les responsabilités attendues à chaque étape de la gestion des incidents, y compris les mesures à prendre pour assurer la sécurité des données.

Rôles et responsabilités

L'AGENCE

• Met en œuvre les mesures de protection appropriées pour réduire le risque d'incidents liés à la confidentialité, telles que la sécurité informatique, la mise à jour des politiques relatives aux informations personnelles.
• Dispose de méthodes normalisées pour le classement des documents contenant des informations personnelles.
• Dispose de méthodes normalisées pour la conservation des documents contenant des informations personnelles, y compris des procédures de numérisation.
• Assure la destruction sécurisée des informations personnelles.

Droit d'accès, de retrait et de rectification

Une personne (ou son représentant autorisé) peut demander l'accès à ses informations personnelles détenues par l'AGENCE. Une personne peut retirer son consentement à la collecte, à l'utilisation et à la communication de ses renseignements personnels. Ce retrait est consigné par écrit.

Une personne peut demander la rectification des informations personnelles contenues dans un dossier la concernant et qu'elle estime inexactes, incomplètes ou imprécises.

L'AGENCE peut refuser une demande d'accès ou de rectification dans les cas prévus par la loi.

Plaintes

Une personne qui s'estime lésée peut déposer une plainte concernant le traitement de ses données personnelles par l'AGENCE.

Pour demander l'accès ou la rectification de vos informations personnelles ou pour déposer une plainte concernant le traitement des informations personnelles, veuillez contacter : Penny Levine, Chartered Real Estate Broker, Executive Broker. Immeubles Penny Levine. penny @pennylevine.com.