Politiques et pratiques de gouvernance concernant les renseignements personnels

Immeubles Penny Levine Inc. (ci-après l'« AGENCE ») est régie par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) (« la Loi »).

Renseignements personnels

Un renseignement personnel est tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l'identifier. Un document écrit, une image, une vidéo ou un enregistrement sonore peuvent contenir des renseignements personnels. Dans le cadre de ses activités professionnelles, l'AGENCE ou le COURTIER peut collecter des renseignements personnels tels que le nom, l'adresse du domicile, la date de naissance, les informations de documents d'identité, le numéro d'assurance sociale, les informations sur le revenu, l'état civil, etc.

Consentement

L'AGENCE peut collecter, utiliser et communiquer des renseignements personnels avec le consentement de la personne concernée. Pour être valide, le consentement doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. La personne qui consent à fournir ses renseignements personnels est présumée consentir à leur utilisation et communication aux fins pour lesquelles ils ont été collectés.

Toute personne peut à tout moment retirer son consentement à la collecte, l'utilisation et la communication de ses renseignements personnels par l'AGENCE ou le COURTIER. Dans ce cas, si la collecte est nécessaire à la conclusion ou à l'exécution du contrat par l'AGENCE ou le COURTIER, l'AGENCE ou le COURTIER peut ne pas être en mesure de répondre à une demande de service.

Responsabilité

L'AGENCE est responsable de la protection des renseignements personnels détenus dans le cadre de ses activités de courtage immobilier. À cette fin, l'AGENCE a adopté une politique de confidentialité ainsi que des politiques et pratiques de gouvernance concernant les renseignements personnels, dont l'objectif est de contrôler la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels.

Collecte de renseignements personnels

L'AGENCE ne collecte que les renseignements personnels nécessaires à l'exercice de ses activités de courtage immobilier. Ces informations peuvent être collectées aux fins de la réalisation d'une transaction immobilière, de la tenue de dossiers, du suivi des pratiques professionnelles par l'Organisme d'autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ), ou toute autre fin déterminée par l'AGENCE et portée à la connaissance de la personne dont le consentement est recherché.

L'AGENCE peut également collecter des renseignements personnels verbalement dans le cadre de la correspondance avec les personnes impliquées dans une transaction, ou par le biais de divers documents soumis pour la réalisation d'une transaction immobilière (documents d'identité, documents financiers, procurations, etc.).

Utilisation et communication des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont utilisés et communiqués aux fins pour lesquelles ils ont été collectés et avec le consentement de la personne concernée. Dans certains cas prévus par la Loi, les renseignements personnels peuvent être utilisés à d'autres fins, par exemple pour détecter et prévenir la fraude ou pour fournir un service à la personne concernée.

L'AGENCE peut être tenue de communiquer des renseignements personnels à des tiers, notamment des fournisseurs, des cocontractants, des sous-traitants, des mandataires, des assureurs (tels que le Fonds d'assurance responsabilité professionnelle du courtage immobilier du Québec [FARCIQ]), des professionnels, d'autres régulateurs, ou des parties à l'extérieur du Québec.

Conservation et destruction des renseignements personnels

Une fois que les fins pour lesquelles les renseignements personnels ont été collectés ou utilisés ont été remplies, l'AGENCE doit détruire les informations, sous réserve d'un délai de conservation stipulé par la Loi. Conformément à leurs obligations professionnelles, l'AGENCE doit conserver les dossiers pendant au moins six (6) ans après la fermeture définitive d'un dossier.

Mesures de sécurité

Lors de la collecte, l'utilisation, la conservation et la destruction des renseignements personnels, l'AGENCE applique les mesures de sécurité nécessaires pour protéger la confidentialité des informations.

Incident de confidentialité

Un incident de confidentialité est tout accès, utilisation ou communication de renseignements personnels non autorisé par la Loi, ou la perte de renseignements personnels ou toute autre atteinte à la protection des renseignements personnels.

L'AGENCE a mis en place un protocole de gestion des incidents de confidentialité qui identifie les personnes qui assistent le responsable de la protection des renseignements personnels et établit les actions concrètes à prendre en cas d'incident.

Rôles et responsabilités

L'AGENCE :

• Met en œuvre des mesures de protection appropriées pour réduire le risque d'incidents de confidentialité, telles que la sécurité informatique, la mise à jour des politiques relatives aux renseignements personnels.
• Dispose de méthodes normalisées pour le classement des documents contenant des renseignements personnels.
• Dispose de méthodes normalisées pour la conservation des documents contenant des renseignements personnels, y compris les procédures de numérisation.
• Assure la destruction sécurisée des renseignements personnels.

Droit d'accès, de retrait et de rectification

Une personne (ou son représentant autorisé) peut demander l'accès à ses renseignements personnels détenus par l'AGENCE. Une personne peut retirer son consentement à la collecte, l'utilisation et la communication de renseignements personnels. Ce retrait est consigné par écrit.

Une personne peut demander la correction de renseignements personnels dans un dossier la concernant qu'elle estime inexacts, incomplets ou ambigus.

Plaintes

Une personne qui estime avoir été lésée peut déposer une plainte concernant le traitement de ses renseignements personnels par l'AGENCE.

Pour demander l'accès ou la rectification de vos renseignements personnels ou pour déposer une plainte, veuillez contacter : Penny Levine, Courtière immobilière agréée. Immeubles Penny Levine Inc. penny@pennylevine.com